Manajemen perubahan merupakan salah satu dari delapan area perubahan Reformasi Birokrasi di instansi pemerintah. Dalam penilaian kualitas penerapan manajemen perubahan, terdapat 4 indikator yang harus dipenuhi oleh instansi pemerintah, yaitu: 1) Tim reformasi birokrasi; 2) Road map reformasi birokrasi; 3) Pemantauan dan evaluasi reformasi birokrasi; dan 4) Perubahan pola pikir dan budaya kinerja.
Tim Reformasi Birokrasi
Instansi Pemerintah membentuk secara formal Tim Reformasi Birokrasi/Penanggung jawab Reformasi Birokrasi unit kerja sesuai kebutuhan organisasi. Tim ini kemudian menyusun dan menetapkan secara formal rencana kerja yang selaras dengan road map Reformasi Birokrasi dan menyajikan prioritas perbaikan, target waktu, penanggungjawab. Kemudian Tim ini melaksanakan tugas sesuai rencana kerja yang telah ditetapkan. Seluruh rencana kerja yang telah ditetapkan diharapkan dilaksanakan dengan baik oleh Tim ini. Jika masih ada rencana kerja yang belum dilaksanakan, maka akan mempengaruhi kualitas penilaian area perubahan manajamen perubahan.
Selanjutnya, Tim Reformasi Birokrasi/Penanggung jawab Reformasi Birokrasi unit kerja melakukan monitoring dan evaluasi rencana kerja, dan hasil evaluasinya ditindaklanjuti. Evaluasi dilakukan sebulan sekali dalam rapat bulanan Tim, sekaligus memonitor tindaklanjut hasil evaluasi serta kendala yang dihadapi. Diharapkan seluruh rencana kerja dimonitoring dan di evaluasi, dan hasil evaluasi telah ditindaklanjuti dengan baik.
Roadmap reformasi birokrasi
Instansi pemerintah menyusun Road Map Reformasi Birokrasi dalam dokumen formal. Road Map Reformasi Birokrasi mencakup 8 area perubahan yang terintegrasi dan mencakup “quick win” sesuai dengan ekspektasi dan dapat diselesaikan dalam waktu cepat. Penyusunan Road Map Reformasi Birokrasi pun harus melibatkan seluruh unit organisasi.
Setelah ditetapkan, instansi pemerintah melakukan sosialisasi/internalisasi Road Map Reformasi Birokrasi. Seluruh anggota organisasi diharapkan mendapatkan sosialisasi dan internalisasi Road Map Reformasi Birokrasi.
Pemantauan dan evaluasi reformasi birokrasi
Pemantauan dan evaluasi dilaksanakan melalui Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (PMPRB). Seluruh proses PMPRB ini harus direncanakan dan diorganisasikan dengan baik, serta aktivitasnya dikomunikasikan pada masing-masing unit kerja dalam organisasi.
Sebelum melakukan PMPRB, seluruh Tim Assessor PMPRB harus diberikan pelatihan yang cukup. Pelaksanaan PMPRB dilakukan oleh Asesor sesuai dengan ketentuan yang berlaku, dimana terdapat penunjukan keikutsertaan pejabat struktural lapis kedua sebagai asesor PMPRB, dan yang bersangkutan terlibat sepenuhnya sejak tahap awal hingga akhir proses PMPRB.
Dalam pelaksanaannya, Koordinator asesor PMPRB melakukan reviu terhadap seluruh kertas kerja asesor sebelum menyusun kertas kerja instansi. Selanjutnya, mayoritas asesor membahas seluruh kriteria dan mencapai konsensus atas pengisian kertas kerja sebelum menetapkan nilai PMPRB instansi.
Hasil monitoring dan evaluasi dituangkan dalam Rencana Aksi Tindak Lanjut (RATL) telah dikomunikasikan dan dilaksanakan oleh pihak terkait.
Perubahan pola pikir dan budaya kinerja
Perubahan pola pikir dinilai dari keterlibatan seluruh pimpinan tertinggi secara aktif dan berkelanjutan dalam pelaksanaan reformasi birokrasi. Pimpinan memiliki komitmen terhadap pelaksanaan reformasi birokrasi, dengan adanya target capaian reformasi yang jelas di dokumen perencanaan. Target capaian reformasi dicantumkan di dalam dokumen perencanaan unit kerja dan sebagian besar (diatas 80%) sudah tercapai.
Instansi pemerintah juga membangun budaya kerja positif dan menerapkan nilai-nilai organisasi dalam pelaksanaan tugas sehari-hari. Budaya kerja dan nilai-nilai organisasi dinternalisasikan ke seluruh anggota organisasi, dan penerapannya dituangkan dalam standar operasional pelaksanaan kegiatan/tugas. Selain itu, perlu ada media komunikasi secara reguler untuk menyosialisasikan tentang reformasi birokrasi yang sedang dan akan dilakukan. Cakupan media komunikasi pun harus menjangkau seluruh pegawai dan pemangku kepentingan terkait serta dilaksanakan secara berkala.
Dalam perubahan pola pikir dan budaya kinerja, harus ada upaya untuk menggerakkan organisasi dalam melakukan perubahan melalui pembentukan agent of change ataupun role model secara formal dan dipastikan keberadaannya telah membuat perubahan yang konkret di Instansi, setidaknya dengan 1 agen 1 perubahan. Selain itu, perubahan/inovasi yang dibuat telah diintegrasikan dalam sistem manajemen dan dimanfaatkan dalam pelaksanaan tugas/pelayanan.
Itulah 4 indikator penilaian kualitas penerapan manajemen perubahan dalam reformasi birokrasi di instansi pemerintah. Semoga bermanfaat.
Change Start With You! 