Cepat! Tips Pesan Konsumsi Rapat

Rapat merupakan hal yang sangat lekat dengan kegiatan di dalam organisasi. Wikipedia Indonesia menjelaskan pengertian rapat, yaitu pertemuan atau berkumpulnya minimal dua orang atau lebih untuk memutuskan suatu tujuan. Rapat juga dapat dijadikan sebagai media untuk berkomunikasi antar manusia atau pimpinan kantor dengan staffnya. Rapat juga dapat diartikan sebagai media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan atau dilakukan oleh banyak organisasi baik itu swasta ataupun pemerintah. Rapat sering dijadikan seseorang atau sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan tertentu. Pada pengertian lain rapat juga dapat diartikan sebagai kumpulan sekelompok orang yang bersifat formal dengan melibatkan empat orang atau lebih dengan tujuan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijakan, pengambilan keputusan, dan pemberian motivasi. Sasaran akhir diadakannya rapat yaitu untuk mempertemukan peserta rapat secara langsung demi terjalinnya komunikasi, agar peserta rapat dapat berkontribusi langsung dalam pembicaraan sehingga pemikiran ide untuk penyelesaian masalah dapat tersampaikan langsung, agar peserta rapat dapat terangsang secara langsung dalam memahami setiap permasalahan yang dihadapi, agar peserta rapat dapat sama-sama berkontribusi dalam pencapaian tujuan tertentu.

 

Donate for a coffee.

Keep me create great content for you.

$5.00

Rapat dapat dilakukan kapanpun, dan dimanapun, dan dalam kondisi apapun. Rapat bisa dilakukan di jam kerja maupun di luar jam kerja, di hari kerja maupun di akhir pekan atau hari libur. Rapat juga bisa dilakukan di kantor, di kafe, di dalam kendaraan, di hotel maupun di tempat lain. Bahkan saat ini rapat bisa dilakukan meskipun dilakukan di tempat yang berbeda-beda, yaitu dengan suara dan video conference. Salah satunya bisa menggunakan aplikasi Zoom. Dalam kondisi apapun, rapat juga bisa dijalankan. Dalam keadaan sehat, sakit, tenang, gaduh, perang, dan kondisi-kondisi lainnya.

Setiap hari kerja, di dalam sebuah organisasi selalu ada rapat. Hal yang lekat dengan rapat yaitu konsumsi rapat. Konsumsi rapat menjadi standar minimal yang harus disediakan dalam forum rapat, meskipun hanya dengan air mineral.

Konsumsi rapat sangat bervariasi, namun beberapa orang mengelompokkannya menjadi dua, yaitu konsumsi kudapan dan konsumsi makan -sarapan/ makan siang/ makan malam-. Konsumsi kudapan biasanya diberikan ketika rapat melewati waktu antara sarapan dan makan siang. Biasanya konsumsi kudapan di berikan ketika melewati pukul 10.00 WIB. Namun pada prinsipnya tidak ada ketentuan yang mengikat bahwa konsumsi kudapan diberikan ketika pukul 10.00 WIB. Pemberian konsumsi kudapan disini menyesuaikan kebutuhan para peserta rapat dan penyelenggara rapat. Selanjutnya, ketika rapat melewati jam makan siang, biasanya penyelenggara rapat memberikan konsumsi makan siang. Kembali lagi, disediakan atau tidaknya konsumsi makan juga tergantung kebutuhan peserta rapat dan/ atau penyelenggara rapat.

Lalu, siapa yang menyediakan konsumsi rapat? Siapa yang memesan konsumsi rapat? Tentunya, masing-masing organisasi memiliki mekanisme yang berbeda dalam penyediaan konsumsi rapat. Biasanya konsumsi rapat dipesan oleh penyelenggara rapat dan peserta rapat hanya menikmati apa yang disediakan oleh penyelenggara rapat. Namun demikian, tidak menutup kemungkinan bahwa peserta rapat memesan sendiri atau membawa konsumsi sendiri.

Selain menu konsumsi kudapan/ makan yang berbeda, cara penyajian konsumsi juga berbeda-beda di masing-masing organisasi. Ada yang disediakan di dalam kotak, disediakan di meja khusus dan peserta rapat mengambil sendiri, atau disediakan di meja rapat di dalam toples atau sejenisnya.

Menu dan cara penyajian yang berbeda, tentunya akan berpengaruh kepada harga. Berapa standar harga konsumsi rapat? Masing-masing organisasi memiliki standar berapa harga konsumsi rapat yang wajar. Bahkan di dalam satu organisasi yang sama, harga konsumsi rapat yang disajikan juga berbeda-beda. Biasanya harga konsumsi rapat yang dihadiri oleh pimpinan utama organisasi berbeda dengan harga konsumsi rapat yang hanya dihadiri oleh pegawai biasa. Namun kembali lagi, masing-masing organisasi tentunya memiliki standar yang berbeda.

Di instansi Pemerintah Indonesia, standar harga konsumsi rapat ditetapkan dengan Peraturan Menteri Keuangan yang mengatur mengenai standar biaya yang ditetapkan per tahun. Tentunya di organisasi swasta/ BUMN/ Koperasi juga memiliki standar biaya konsumsi rapat yang berbeda-beda. Namun, dikarenakan Menteri Keuangan setiap tahun menerapkan standar biaya ini, banyak organisasi swasta/ BUMN/ Koperasi yang menggunakan standar biaya sama dengan standar biaya yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan dimaksud.

Pertanggungjawaban pengelolaan keuangan di setiap organisasi juga berbeda-beda. Ada yang harus melampirkan secara lengkap, Mulai dari undangan, permohonan penggunaan ruang rapat, permohonan pengadaan konsumsi rapat, daftar hadir peserta rapat, invoice dan kuitansi pengadaan konsumsi rapat, faktur pajak, Surat Setoran Pajak (SSP), bahkan ada juga yang melampirkan juga dokumentasi pelaksanaan rapat tersebut. Ada pula yang lebih sederhana, hanya dengan bukti pembelian konsumsi rapat saja. Tentunya hal ini akan berpengaruh terhadap akuntabilitas pengelolaan keuangan di masing-masing organisasi.

Ribet banget, pertanggungjawabannya? Bagaimana jika rapatnya dilaksanakan sehari 10 kali? Tentunya waktu kita habis hanya untuk melengkapi bukti pertanggungjawaban pengadaan konsumsi rapat. Apalagi jika jumlah konsumsi rapat yang dipesan melebihi atau kurang dari prediksi jumlah peserta rapat. Untuk mempermudah pelaksanaan penyediaan konsumsi rapat dan pertanggungjawabannya, kita bisa berinovasi, bekerjasama dan menyiasatinya dengan:

  1. Membeli konsumsi rapat yang awet dan disediakan di tengah meja rapat. Artinya, pengadaan konsumsi rapat hanya sekali, tapi konsumsi rapat tersebut bisa digunakan untuk beberapa kali rapat. Biasanya hal ini khusus untuk konsumsi kudapan dan air mineral. Tapi tidak menutup kemungkinan dengan menyediakan mesin pembuat kopi di dalam ruang rapat, baik dengan membeli atau dengan menyewa dalam periode tertentu.
  2. Bekerja sama dengan penyedia jasa paket konsumsi rapat. Untuk memenuhi kebutuhan rapat yang hampir diselenggarakan setiap hari, akan lebih mudah jika organisasi bekerjasama dengan penyedia jasa rapat. Selain paket rapat untuk disajikan di kantor, saat ini bayak pilihan untuk menyelenggarakan rapat di kafe, rumah makan, open office, dan tempat-tempat yang lebih kekinian lainnya. Kehadiran koperasi pegawai dan perusahaan penyedia konsumsi bisa menjadi pilihan utama untuk diajak bekerja sama.
  3. Digitalisasi proses bisnis. Semua proses dari persiapan sampai dengan pertanggungjawaban rapat dapat diakomodir dengan digitalisasi. Dengan demikian, tidak perlu lagi ada kertas-kertas yang berjalan untuk pertanggungjawaban. Monitoring penyelesaian pertanggungjawaban dan evaluasi pun menjadi lebih mudah, karena adanya digitalisasi ini.
  4. Rapat dengan teleconference. Dengan kemajuan teknologi saat ini, tentunya rapat dapat dilakukan tanpa terkendala keterbatasan ruangan dan kehadiran fisik. Bahkan saat ini banyak orang yang melakukan seminar menggunakan media tele maupun video conference. Dengan demikian, penyediaan konsumsi dapat diminimalisir atau bahkan tereliminasi dengan sendirinya.

Bagaimana proses pengadaan konsumsi rapat di organisasi atau di unit kamu? Butuh bantuan?

 

 

 

https://pagead2.googlesyndication.com/pagead/js/adsbygoogle.js (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: